Владельцы малого бизнеса: бухгалтерский учет используется для планирования прибыли, а не только для подготовки налогов

Вы можете подумать, что прибыль является основной целью компании, но на самом деле деньги, поступающие в компанию и выходящие из нее, сохраняют дверь открытой. Понятие прибыли является довольно узким и применяется только к расходам и доходам в данный момент. С другой стороны, денежный поток более динамичен в том смысле, что он связан с денежным потоком в компанию и из нее. Относится ко времени, в течение которого происходит движение денег. Прибыль не обязательно совпадает с соответствующими притоками и оттоками. Конечным результатом является то, что приток денежных средств часто задерживается с денежными выплатами, и, хотя о прибыли можно сообщать, компания может испытывать кратковременную нехватку денежных средств. По этой причине необходимо прогнозировать денежные потоки, а также прогнозировать вероятную прибыль. В этих условиях важно знать, как преобразовать начисленную прибыль в прибыль от денежных потоков. У вас должно быть достаточно денег для ведения бизнеса, но недостаточно, чтобы потерять потенциальную прибыль от других целей.

Зачем нужен учет

Они помогают вам лучше функционировать как владелец бизнеса

  1. Принимать решения вовремя

    • Знайте, когда нанять команду сотрудников

    • Узнайте, как оценить ваши продукты

    • Знайте, как пометить ваши статьи расходов

    • Помогает определить, расширяться или нет

    • Помогает с оценкой стоимости операции

  2. Прекратить мошенничество и воровство

    • Контроль — самая большая проблема с внутренней кражей

    • Организуйте свои книги и инвентарь контроля

  3. Привлечение капитала (помогает объяснить финансовые вопросы заинтересованным сторонам)

    • ссуда

    • инвесторы

Каковы наилучшие методы ведения бухгалтерского учета для малого бизнеса для решения ваших общих "проблем"?

  1. Наймите или проконсультируйтесь с бухгалтером или бухгалтером

    1. Каков наилучший способ и как часто связаться?

    2. Каков ваш опыт в моей отрасли?

    3. Определить мою точку безубыточности?

    4. Может ли бухгалтер оценить общую стоимость моего бизнеса?

    5. Вы поможете мне развить мой бизнес благодаря методам планирования прибыли

    6. Как вы можете помочь мне подготовиться к налоговому сезону?

    7. Каковы особые соображения для моей конкретной отрасли?

Чтобы быть успешным, ваш бизнес должен быть прибыльным. Все бизнес-цели сводятся к этому одному простому факту. Но получить прибыль легче сказать, чем сделать. Чтобы увеличить прибыль, вы всегда должны знать, что происходит в финансовом отношении. Вы также должны быть вовлечены в отслеживание и понимание ваших ключевых показателей эффективности.

Каковы типичные показатели прибыльности для отслеживания в бизнесе — KPI

Независимо от того, решите ли вы нанять эксперта или сделать это самостоятельно, есть некоторые показатели, которые вы должны всегда учитывать:

  • Невыполненные обязательства: Непогашенные обязательства (A / P) показывают остаток денежных средств, которые вы должны своим поставщикам в настоящее время.
  • Средний расход денег: Средний расход денежных средств — это скорость, с которой остаток денежных средств вашей компании уменьшается в среднем каждый месяц в течение определенного периода времени. Отрицательное выгорание является хорошим признаком, поскольку указывает на то, что ваша компания генерирует денежные средства и увеличивает свои денежные резервы.
  • Cash Escape: Если ваш бизнес работает с убытками, кассовый чек поможет вам определить, сколько месяцев вы можете продолжить, прежде чем компания исчерпает свои денежные резервы. Как и в случае выгорания денег, отрицательная взлетно-посадочная полоса является хорошим признаком того, что ваша компания увеличивает свои денежные резервы.
  • Валовая прибыль: Валовая прибыль — это процент, который показывает общий доход компании после вычета затрат, связанных с созданием и продажей продуктов компании. Это полезная мера для определения того, как ваш доход сравнивается с затратами, что позволяет вам вносить правильные изменения.
  • Стоимость привлечения клиентов: Зная, сколько в среднем вы тратите на приобретение нового клиента, вы можете точно сказать, сколько клиентов вам нужно для получения прибыли.
  • Стоимость жизни клиента: Вы должны знать свой LTV, чтобы иметь возможность прогнозировать будущие доходы и оценивать общее количество клиентов, необходимое для увеличения прибыли.
  • Точка равновесия: Сколько мне нужно заработать на продажах для моего бизнеса, чтобы получить прибыль? Знание этого числа скажет вам, что вам нужно сделать, чтобы получить прибыль (например, привлечь больше клиентов, повысить цены или снизить эксплуатационные расходы).
  • Чистая прибыль: Это самый важный номер, который вам нужно знать, чтобы ваш бизнес был финансово успешным. Если вы не зарабатываете, ваш бизнес не будет длиться долго.
  • Сравнение общих доходов с прошлым годом / прошлым месяцем, Отслеживая и сравнивая ваши общие доходы с течением времени, вы сможете принимать точные бизнес-решения и ставить лучшие финансовые цели.
  • Средний доход на одного работника, Важно знать это число, чтобы иметь возможность устанавливать реалистичные цели производительности и определять способы улучшения бизнес-операций.

В следующем контрольном списке представлен рекомендуемый график для учета функций бухгалтерского учета, которые позволят вам получить представление о деятельности вашей компании и улучшить подготовку налоговых деклараций. Точность и своевременность введенных чисел будут влиять на ключевые показатели эффективности, которые определяют бизнес-решения, которые необходимо принимать каждый день, каждый месяц и каждый год для получения прибыли.

Ежедневные бухгалтерские задания

  1. Пересмотрите свою ежедневную позицию денежного потока, чтобы не быть «испорченными».

Поскольку деньги — это топливо для вашего бизнеса, вы никогда не захотите быть почти пустым. Начните день с проверки, сколько у вас денег.

Еженедельные бухгалтерские задания

2. Запись транзакций

Ежедневно или еженедельно, в зависимости от объема, записывайте каждую транзакцию (расчет клиентов, получение денежных средств от клиентов, оплата поставщиков и т. Д.) На соответствующий счет. Хотя запись транзакций вручную или в таблицах Excel допустима, возможно, проще использовать бухгалтерское программное обеспечение, такое как QuickBooks. Преимущества и контроль значительно перевешивают затраты.

3. Подтверждение документов и файлов

Сохраняйте копии всех отправленных счетов, всех кассовых чеков (наличные, чеки и депозиты по кредитным картам) и всех наличных платежей (наличные, чеки, выписки по кредитным картам и т. Д.).

Запустите файл поставщика, отсортированный по алфавиту (найдите «S», CVS — «C» и т. Д.) Для быстрого доступа. Создайте файл заработной платы, отсортированный по дате платежа, и файл банковской выписки, отсортированный по месяцам. Обычной практикой является выбросить все квитанции в коробку и попытаться расшифровать их в налоговое время, но если у вас нет небольшого количества транзакций, лучше иметь отдельные файлы для разных квитанций, упорядоченных по мере их появления. Многие бухгалтерские программные системы позволяют сканировать бумажные чеки и полностью избегать физических файлов.

4. Просмотрите неоплаченные счета от поставщиков

У каждой компании должна быть папка «неоплачиваемые поставщики». Ведите учет каждого поставщика, который содержит даты выставления счетов, суммы платежей и сроки оплаты. Если продавцы предлагают скидки для досрочного платежа, вы можете использовать их, если у вас есть наличные.

5. Оплачивать продавцам, подписывать чеки

Отслеживайте свои обязательства и располагайте средствами для своевременной оплаты поставщиков, чтобы избежать задержек и поддерживать с ними благоприятные отношения. Если вы можете продлить периоды оплаты до 60 или 90 нетто, тем лучше. Делаете ли вы онлайн-платежи или размещаете чеки, сохраняйте копии счетов, отправленных и полученных с помощью бухгалтерского программного обеспечения.

6. Подготовьте и отправьте счета

Не забудьте указать условия оплаты. Большинство счетов должны быть оплачены в течение 30 дней, помеченных как «30 нетто» в нижней части счета. Без крайнего срока оплаты у вас будет больше проблем с прогнозированием доходов за данный месяц. Чтобы обеспечить своевременную оплату, всегда используйте форму счета-фактуры, которая содержит соответствующие данные, такие как условия оплаты, указанные сборы и адрес платежа.

7. Просмотрите прогноз денежных потоков

Управление денежными потоками имеет решающее значение, особенно в первый год работы. Прогнозирование того, сколько денег вам понадобится в ближайшие недели / месяцы, поможет вам зарезервировать достаточно денег для оплаты счетов, включая сотрудников и поставщиков. Кроме того, вы можете принимать более обоснованные бизнес-решения о том, как их потратить.

Все, что вам нужно, это простые отчеты, показывающие вашу текущую денежную позицию, ожидаемый приток денежных средств на следующей неделе / ​​месяце и ожидаемые денежные выплаты на следующей неделе / ​​месяце.

8. Исполнительная панель (еженедельный обзор)

Эта панель предоставляет еженедельный «снимок» операций.

Включает денежные средства в кассе, показатель расхода денежных средств, долги, обязательства, проданные товары, товарно-материальные запасы, возвраты, ожидающие выпуски товарно-материальные запасы и валовую прибыль, новые выигрыши от продаж, потери клиентов, эффективность обслуживания клиентов, скорость доставки и производительность товар.

Ежемесячные бухгалтерские задачи

9. Баланс вашей чековой книжки

При сверке своего личного текущего счета вы должны знать, что записи для операций с наличными ежемесячно точны и что вы работаете с правильной денежной позицией. Сверка денежных средств позволяет вам или банку своевременно обнаруживать и исправлять ошибки или упущения для их исправления.

10. Проверка просроченной дебиторской задолженности («просроченная»)

Не забудьте включить столбец «ограничение», чтобы отделить «открытые счета-фактуры» от количества дней, в течение которых счет был просрочен. Это обеспечивает быстрый просмотр просроченных платежей от клиентов. Начало месяца — это хорошее время для отправки выдающихся напоминаний клиентам, клиентам и всем другим людям, которые должны вам деньги.

В конце финансового года вы снова посмотрите на эту учетную запись, чтобы определить, какие суммы нужно отправить для восстановления или списать для вычета.

11. Проанализируйте свой инвентарь

Если у вас есть инвентарь, найдите время, чтобы изменить порядок продуктов, которые продаются быстро, и определите другие, которые движутся медленно и, возможно, должны быть помечены и в конечном итоге списаны. Регулярная проверка (и сравнение с числами за предыдущие месяцы) облегчает внесение исправлений, поэтому вы ни коротки, ни перегружены.

12. Обработка или проверка платежной ведомости и утверждение налоговых платежей.

Несмотря на то, что у вас есть фиксированный график оплаты труда сотрудников (обычно раз в полгода), вы должны в разное время выполнять требования к заработной плате, основанные на федеральных, государственных и местных законах, поэтому обязательно вычитайте, регистрируйте и вносите соответствующие суммы подоходного налога, налогов на социальное обеспечение и Medicare. пенсии для соответствующих агентств в установленные сроки.

Перед выплатой просмотрите сводную информацию о заработной плате, чтобы не вносить изменения в следующем расчетном периоде. Поставщик услуг по выплате заработной платы может сделать все это, чтобы сэкономить время и обеспечить точность при разумных затратах.

13. Проверьте фактические прибыли и убытки по сравнению с бюджетом и в предыдущие годы

Каждый месяц тратьте некоторое время на проверку ваших бюджетных расходов и сравнение их с фактическими расходами. Вы тратите свой бюджет выше или ниже? Обсудите отклонения и примите соответствующие меры

Отчет о прибылях и убытках (также известный как отчет о прибылях и убытках) как за текущий месяц, так и за текущий год показывает, сколько вы заработали и сколько потратили. Мера это против бюджета каждый месяц (или квартал). Сравнение реальных чисел с плановыми числами показывает, где вы можете потратить слишком много или слишком мало, чтобы внести изменения.

Если вы не подготовили бюджет, сравните свой текущий отчет о доходах с тем же отчетом о доходах за предыдущий период, чтобы определить отклонения и внести коррективы.

14. Просмотрите баланс на конец месяца по сравнению с предыдущим периодом.

Сравнивая баланс за один день — например, 30 июня 2015 г. — с балансом за более раннюю дату (31 декабря 2014 г.), вы получаете представление об управлении активами и обязательствами. Ключ должен искать то, что намного выше и / или ниже, и понимать почему. Например, если ваша дебиторская задолженность выше, это из-за увеличения продаж в последнее время или из-за более медленных платежей от клиентов?

Ежеквартальные бухгалтерские задачи

15. Подготовка / пересмотр пересмотренной годовой оценки прибылей и убытков.

Пришло время оценить, сколько вы на самом деле зарабатываете, растут или падают ваши чистые активы, разницу между доходами и расходами, которая вызвала эти изменения, как вы тратите прибыль, а также определять проблемные места и вносить коррективы для улучшения продаж и прибыли.

16. Просмотр ежеквартальных отчетов по заработной плате и осуществления платежей

Вы просмотрели свои ежемесячные отчеты по заработной плате. Тем не менее, IRS и большинство штатов требуют ежеквартальных отчетов о заработной плате и любых других ежеквартальных платежей. Опять же, лучше, если ваш поставщик услуг по выплате заработной платы заполняет эти отчеты и архивирует их. Ваша задача — проверить, кажутся ли они разумными.

17. Рассмотрите налог с продаж и сделайте ежеквартальные платежи

Если ваш бизнес находится в состоянии, которое требует налога с продаж, убедитесь, что вы следуете правилам, чтобы избежать серьезных штрафов. США Администрация малого бизнеса (SBA) может помочь вам определить налоговые обязательства вашего штата.

18. Рассчитайте примерный подоходный налог и произведите платеж

IRS и штаты, которые имеют подоходный налог, требуют уплаты предполагаемого подоходного налога. Просмотрите свои годовые отчеты о прибылях и убытках, чтобы увидеть, должны ли вы какие-либо предполагаемые налоги за этот квартал. Ваш налоговый бухгалтер может помочь в случае необходимости.

Ежегодные бухгалтерские задачи

19. Обзор просроченной дебиторской задолженности

Теперь пришло время проверить вашу значительную просроченную дебиторскую задолженность и решить, считаете ли вы, что ваши клиенты в конечном итоге заплатят, отправить просроченные счета в агентство по сбору долгов или списать их для удержания.

20. Просмотр вашего инвентаря

Просмотрите свой текущий инвентарь, чтобы определить стоимость предметов, которые не были проданы. Все списания товарно-материальных ценностей переводятся в налоговый вычет в конце года. Если вы не пишете инвентарь, который не может быть обменен, вы увеличиваете баланс инвентаря и платите дополнительные налоги, которые вы не должны.

21. Заполните формы IRS W-2 и 1099-MISC

IRS имеет крайний срок 31 января, который требует от вас сообщать о годовом заработке штатных сотрудников (W-2) и большинства независимых подрядчиков (1099). Этот термин включает отправку копий налоговых форм людям, которые работали на вас. Примечание. Форма 1099 не требуется для подрядчиков, заработавших менее 600 долларов США. Попробуйте сэкономить время и избежать ошибок с помощью службы электронных уведомлений.

22. Анализ годовой финансовой отчетности для целей налоговой отчетности.

  • Быть организованным

    • Собирайте и храните важные документы (используйте приложения и календари для помощи)

      • Создавайте почтовые папки для хранения банковских выписок и квитанций

      • Держите контракты и соглашения

      • Отслеживание миль и расходов на автомобиль

      • Сохраните все необходимые документы для вашего вида бизнеса.


    • Подготовка налогов

      • Подготовка налогов — это историческая точка зрения, а не планирование прибыли

      • Захват всех соответствующих событий

      • Определите все категории вычетов

      • Захватить все блюда

        • Встречи —- все, что обсуждалось / календарь

          • Старайтесь не превышать среднюю производственную стоимость блюд.

В течение налогового периода внимательно изучите годовую финансовую отчетность компании, прежде чем представлять ее бухгалтеру. Прежде чем подписать возврат, проверьте его на предмет достоверности на основании годовых финансовых отчетов. Помните, что если аудит IRS вызван недоплатой, он не будет касаться дополнительных налогов, штрафов и процентов вашего бухгалтера.

Если вам не хватает пропускной способности, чтобы сделать все самостоятельно, работа с ежемесячной бухгалтерской службой — отличная стратегия. Бухгалтерский аутсорсинг эксперту упростит вашу жизнь и даст вам больше времени сосредоточиться на ведении бизнеса.

Ежемесячный бухгалтер будет предоставлять ежемесячные отчеты о прибылях и убытках, балансовые отчеты и точную сверку счетов, гарантируя, что у вас есть финансовая информация, необходимая, чтобы сделать лучший выбор для вашего бизнеса.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *