Почему автоматизация отчетов о расходах обязательна?

Прошли те времена, когда нам приходилось выполнять множество рутинных задач и быть неэффективными в управлении процессами. Сегодня технологии упрощают и упрощают процессы, позволяя сотрудникам уделять больше времени важным задачам. Несомненно, любой бизнес-процесс выиграет от автоматизации; однако автоматизация может помочь улучшить бизнес-процессы. Автоматизация может принести значительные преимущества бизнес-процессам, связанным с административными задачами. Одним из таких бизнес-процессов, который включает множество административных задач, является отчет о расходах. От бронирования поездки до обработки отчетов существует множество шагов, на которых может работать автоматизация и экономить время для всех участников. Это не только сделает процесс эффективным, но также повысит ценность организации и улучшит итоговую прибыль.

Давайте рассмотрим несколько причин, почему автоматизация может помочь и почему она необходима для повышения эффективности процесса.

Экономьте по-крупному

Время — это суть каждой задачи, которую мы выполняем в бизнесе. Автоматизация не только сэкономит много человеко-часов, но и сократит время, необходимое для обработки требований о возмещении. Теперь давайте посмотрим, почему отчетность о расходах занимает больше времени. Во-первых, сотруднику приходится тратить больше времени на заполнение авансового отчета, сохранение всех квитанций и отправку отчетов утверждающему. Утверждающие должны будут проверять и подтверждать все входящие отчеты, а затем утверждать после успешной проверки. Не следует торопиться с проверкой, все детали должны быть защищены от ошибок, а проверка должна выполняться для выявления необоснованных расходов и недостоверной отчетности. Чтобы сделать это за меньшее время, организациям приходится компрометировать процесс проверки, что может привести к мошенничеству с расходами. Что, если бы вы могли завершить проверку за меньшее время? Вот что вы можете сделать с помощью автоматизации. Программное обеспечение для управления расходами автоматизирует процесс проверки, помечая подозрительные заявления о расходах и отправляя их декларанту для исправления. Это не только сэкономит ваше время при обработке отчетов о расходах, но и сократит различные этапы процесса управления расходами.

Политика T&E

У организаций есть подробные правила командировок и расходов, но они не всегда следят за тем, чтобы они применялись в режиме реального времени. Применение политик T&E утомительно, и иногда организациям необходимо выделять определенные ресурсы, чтобы убедиться, что все соответствует правилам. Тут на помощь приходит автоматизация. Автоматизированная система отчетности о расходах поможет автоматизировать соблюдение политики T&E и гарантировать, что сотрудники не смогут подавать заявки на возмещение расходов, не соответствующих политике.

Программное обеспечение ограничивает записи в отчете о расходах. Например, в вашей политике T&E указано, что бронирование разрешено только в определенных категориях гостиничных сетей, но что делать, если ваш сотрудник бронирует отель, которого нет в списке. После того, как вы сделаете это в электронной таблице, становится трудно отслеживать и гарантировать, что сотрудники не отправляют расходы для утвержденных поставщиков. В отличие от традиционного процесса, автоматическое решение по расходам ограничивает возможность сотрудников передавать любые данные, не включенные в политику T&E.

Это предотвратит сообщения о любых нарушениях правил. Это только один случай, и то же самое может произойти и с другими аспектами управления расходами. Программное обеспечение не допускает никаких исключений, а если бы допускало, система привлекла бы внимание вашего руководителя. Так что все будет сделано правильно и вовремя.

Отчеты и анализы

Отчетность в режиме реального времени является одной из основных причин автоматизации. Автоматизировав процесс, вы можете получить возможность полностью проанализировать весь процесс и получить информацию, которая может помочь вам в процессе принятия решений. Подход к принятию решений, основанный на данных, обеспечит видимость и прозрачность системы, что является желательным способом борьбы с мошенничеством и введением в заблуждение, имеющим место в вашей организации. Аналитика может помочь организациям лучше планировать и прогнозировать. Бюджеты теперь могут быть более практичными, поскольку вы можете понять, где есть пробелы в процессе. Допустим, финансовый отдел хочет знать, обрабатываются ли отчеты или какая-либо другая информация, аналитик предоставит вам все детали всего за несколько кликов.

Автоматизация отчетности о расходах может помочь предприятиям во многих отношениях. Программное решение изменит способ отчетности и возмещения расходов, устранив при этом наиболее нежелательные аспекты, такие как неверная отчетность, мошенничество и несвоевременный возврат.

Еще одним важным преимуществом, которое предлагает программное обеспечение, являются напоминания и предупреждения. Когда сотрудники используют ручной подход, может произойти много недопонимания, но программное обеспечение запускает непрерывные уведомления и предупреждения для всех заинтересованных сторон, чтобы гарантировать отсутствие пробелов в общении и бесперебойную работу процесса.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

4 × 2 =

Top.Mail.Ru