Организуйте свои папки для оптимизации производительности

Файлы быстро распространяются на персональные компьютеры, и, не задумываясь, пользователи могут искать в длинном списке различных файлов с именами, которые казались разумными при создании, но теперь они кажутся очень загадочными.

Windows автоматически сохраняет новые текстовые файлы в «Мои документы» и файлы изображений в «Мои рисунки», если не указано иное. Прекрасно, когда вы знаете, где будут находиться ваши файлы, но не так здорово, когда придет время снова их найти. Немного планирования поможет вам создать простую в использовании организационную систему для всех документов.

Использование вложенных папок — это простой способ упорядочить ваши документы. Используете ли вы компьютер для личных и деловых проектов? Подумайте о создании отдельной папки для «личных» и «деловых» документов. Разделите на дополнительные категории в этих папках.

В папке «Личные» вы можете найти множество писем друзьям и родственникам, письма редактору местной газеты, жалобы компаниям на неудовлетворительные продукты, загруженные рецепты и сайты на различные темы и так далее. Папку «Переписка» можно разделить на несколько папок с надписями «Друзья и семья» и «Деловая переписка»; папку «Друзья и семья» можно разделить на папки для каждого человека, если вы регулярно переписываетесь; Вы можете добавить папку «Разное» для тех, с кем вы редко общаетесь. Если вы общаетесь по электронной почте, вы также можете копировать, вставлять или загружать свою электронную почту и полученные ответы, особенно если списки содержат ценную информацию. Ваша папка «Друзья и семья» также может быть хорошим местом для хранения личных фотографий.

Посмотрите на загруженные сайты и различные файлы, собранные. У вас есть много рецептов или информации об антикварных автомобилях или альтернативных источниках энергии? Создать широкие категории, а затем разделить; «Альтернативные источники энергии» предлагают несколько подкатегорий: «Ветер», «Солнечная энергия», «Биодизель» и т. Д.

Что касается бизнеса, вы можете иметь корреспонденцию, заметки по проекту, вспомогательные материалы, готовые и текущие письма и различные финансовые файлы. Есть много организационных вариантов; Что касается финансовых файлов, хотите ли вы сгруппировать их все в одну папку и при необходимости разделить? Или, может быть, вы хотите сохранить финансовые файлы с соответствующими файлами проекта?

Предположим, вы работаете в нескольких компаниях, и у вас есть разные файлы для каждой компании. Одним из методов организации является создание папки «Внештатный», а затем папка для каждого клиента; разделите каждого из них на «Общая информация», «Проекты», «Счета-фактуры», «Переписка» и так далее. Папка «Счета-фактуры» для каждого клиента может быть разделена по годам и содержать все счета-фактуры, отправленные клиентом. Папки «Проекты» можно разделить на «Новые проекты», «Работа в процессе», «Готово, но не отправлено» (для отправки файлов) и «Отправлено». Это не только поможет вам сохранить готовые файлы, но и позволит вам организовать работу, когда она будет выполнена.

В папке «Внештатный» вы также можете открыть общий доступ к папке «Финансовая сводка», содержащей один или несколько файлов, содержащих сводную финансовую информацию для всех клиентов.

Планируя организовать ваши файлы, подумайте, как назвать ваши файлы. Это помогает создать систематический способ именования файлов. Например, счета могут содержать «Счет-фактуру» плюс имя клиента, проект и дату отправки: «Счет-фактура Гарварда Стивена Крейна 10-20-2005». Переписку по проекту можно было бы назвать «Переписка Гарварда Стивена Крейна 10-20-2005». Легко переименовать существующие файлы в соответствии с новым планом организации; в Windows щелкните правой кнопкой мыши значок файла, прокрутите вниз до «Переименовать», щелкните левой кнопкой мыши и введите новое имя.

Не забудьте сделать резервную копию ваших файлов! Запишите компакт-диск, чтобы сохранить информацию и освободить жесткий диск. И используйте тот же тип планирования для файлов резервных копий, что и для вашего жесткого диска. Небольшая организация может сделать вашу компьютерную жизнь намного проще.