Расчеты с подрядчиками Расчеты с заказчиками — использование программного обеспечения для управления перетаскиванием счетов

Мой сын только что закончил неделю в летнем лагере. В конце недели родители были приглашены на семейный день, чтобы посмотреть, над чем работают их дети, поиграть в игры и, самое главное, забрать их домой. Но, как обычно, перетягивание каната было определенно любимой игрой дня. Вы знаете, классический поединок одной команды имеет тенденцию опережать другую. Зверская сила часто является решающим фактором.

Забавно, сколько вещей в жизни — это общеизвестный перетягивание каната. Дома может возникнуть проблема с покупкой этой новой развлекательной системы через крышу дома. На ужин это может быть здоровый выбор, а не щедрый выбор. На работе он может находиться в бухгалтерии и финансовом отделе, в частности в области расчетов с поставщиками и подрядчиками (AR).

Если вы не в AP или AR, позвольте мне объяснить, почему это такая битва. AP часто работает с отделом кредиторской задолженности. И наоборот, в отделе обслуживания клиентов AR есть постоянный контакт. Бьюсь об заклад, эти разговоры не о последних летних хитах или погоде выходных. Слишком часто это перетягивание каната из-за денег. Получили ли вы счет от поставщика, который вы считаете неправильным? Или, может быть, вы отправили счет клиенту, чтобы вернуть часть первоначально запрошенного платежа?

Кто победит Как и в летнем лагере, победителем становится тот, у кого больше сил. Но в этом случае сила не распространяется на мышцы. Скорее, это информация, которая является источником власти. И в AP по сравнению с перетягиванием каната победитель — тот, кто обладает самой лучшей информацией. Кто пишет лучше, кто лучше, и кто знает, что вся информация, которая вам нужна, у вас под рукой, выходит на первое место.

Но на пути есть много препятствий для победы. Слишком часто информация очень децентрализована. Подумайте об этом, сидя в папке с файлами, производственных спецификациях в производственном цехе, отгрузочных документах и ​​фотографиях на складе, а также в информации об инвойсе, попавшей в систему учета. Как насчет всех электронных писем и телефонных звонков между ними?

Для предотвращения этих препятствий централизация информации имеет решающее значение. Для этого вы должны иметь возможность захватывать контент из любого количества источников и взаимосвязей. Это можно сделать с помощью программного обеспечения, такого как управление корпоративным контентом (ECM). Оформленный заказ на поставку помечается номером. Затем все последующие документы, электронные письма, фотографии, спецификации и т. Д. Помечаются одинаковым номером. Теперь у вас есть вся необходимая информация. Что еще более важно, у вас есть вся необходимая информация в одном месте. ECM — это универсальный магазин для получения информации, которая распространяется на все сферы финансовых операций организации.

Поэтому, когда вы заключаете сделку с отделом AR вашего поставщика или отделом AP вашего клиента, подумайте о том, сколько времени вам понадобится, чтобы собрать всю информацию, необходимую для разрешения вашего спора. Подумайте о ECM. Без этого вам может понадобиться грубая сила, чтобы победить, но благодаря ECM информационная сила в ваших руках даст вам доказательство того, что вам нужно выиграть AP по сравнению с перетягиванием каната.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *