Настройте функциональный план счетов вашей компании в QuickBooks

Отслеживание продаж и коммерческих расходов — одна из основных функций ведения успешного бизнеса. Не зная, сколько денег зарабатывает или тратит ваш бизнес, трудно добиться реальных результатов и прибыльности. Многие предприниматели говорят мне, что они думают, что зарабатывают деньги, но когда я спрашиваю, сколько, они обычно недоумевают.

QuickBooks позволяет легко отслеживать продажи и расходы, но для того, чтобы сделать это правильно, вам нужно настроить его с самого начала. Настройка начинается со списка плана счетов. Это список, содержащий все финансовые категории в системе бухгалтерского учета компании. Счет — это уникальная категория, представляющая определенный тип финансовой операции. Используйте этот список для организации финансов вашей компании, подготовки финансовых отчетов и записи различных транзакций, таких как расходы, продажи, инвестиции, покупка активов, ссуды и т. Д.

Самым важным моментом при разработке эффективного плана счетов является начало работы с целью. Другими словами, вам сначала нужно определить, какая информация имеет отношение к процессу принятия решений, а затем определить, насколько подробным вы хотите, чтобы план счетов был. Например, если вы управляете транспортной компанией, полезно знать, сколько вы тратите на топливо, парковку и дорожные сборы. Поскольку эти расходы могут составлять значительную часть вашей общей прибыли, многие судоходные компании будут отслеживать эти расходы в индивидуальном порядке. Однако, если вы занимаетесь дизайном интерьера, может быть нецелесообразно или нецелесообразно разделять эти расходы отдельно по легковым / грузовым автомобилям. Дизайнеры часто объединяют все свои автомобильные расходы в одну общую категорию, которая называется «Авторасходы». Для компании, занимающейся дизайном интерьеров, уровень детализации расходов может быть более важен в другой области, такой как: покупки клиентов, такие как предметы искусства, мебель, текстиль и т. Д. Или в области затрат, связанных с работой, таких как воспроизведение чертежей. , командировочные или субподрядные. Таким образом, определение требуемого уровня детализации является наиболее важным шагом в разработке хорошо функционирующего плана счетов.

QuickBooks позволяет группировать и организовывать ваши расходы в стандартный шаблон плана счетов, используя одну основную категорию и несколько дополнительных счетов. Субаккаунты позволяют пользователям получать подробные отчеты со сводкой по основной категории. Например: большинство компаний оплачивают различные виды страховых расходов. QuickBooks позволяет вам создать основную категорию под названием «Страхование» с подкатегориями, перечисляющими различные типы, такие как здоровье, ответственность, автомобили и т. Д. В конце периода вы сможете увидеть не только общие расходы на страхование, но и суммы для каждого человека. подкатегория. Этот уровень отчетности поможет вам лучше понять свой бизнес и ускорить решение проблем, более разумную разработку стратегии и более быстрое принятие разумных решений.

Простые пошаговые инструкции по настройке вашего плана счетов с помощью QuickBooks

Убедитесь, что QuickBooks открыт.

1. Выберите Списки в верхней строке меню, затем щелкните План счетов.

2. Нажмите кнопку «Учетная запись» в нижнем левом углу и выберите «Создать». Эта команда используется для создания новой учетной записи

3. Когда откроется окно «Новая учетная запись», укажите, к какому типу категории принадлежит учетная запись. QuickBooks будет использовать эту информацию в целях отчетности

4. Нажмите «Продолжить».

5. В поле Имя введите имя, которое вы назначаете учетной записи. Например: страхование, судебные издержки, бухгалтерские сборы и т. Д. Пожалуйста, будьте кратки и не используйте имена поставщиков или клиентов, такие как: Jon’s Automotive. Название категории является общим описанием.

6. Если вы добавляете дополнительную учетную запись в основную категорию, установите флажок «Дополнительная учетная запись». Если вы создали учетную запись под названием «Утилиты», теперь вы можете создавать дополнительные учетные записи, такие как: Электроэнергия, Газ, Вода, Переработка и т. Д.

7. В поле «Описание» кратко объясните назначение этой учетной записи.

8. Продолжайте вводить любую релевантную информацию о вашем банке в оставшиеся поля.

9. Если вы знаете, к какой строке вашей налоговой декларации относится ваша новая учетная запись, вы можете выбрать ее в раскрывающемся меню Строка налога. Большинство людей оставляют это поле пустым, и вы тоже можете это сделать. Если вы не планируете импортировать финансовые данные QuickBooks в программное обеспечение для подготовки налогов, совместимое с Intuit, вам не нужно сопоставлять налоговые строки для новых учетных записей.