Элементы сильной программы деловых поездок

Чтобы получить максимальную отдачу от бюджета на деловые поездки, важно спланировать использование программы, чего бы она ни стоила. Недостаточно посоветовать путешественникам выбрать самый низкий логический тариф. Вот некоторые вещи, которые следует учитывать при планировании или оценке вашей программы путешествия.
1. Правила путешествия
Хорошо составленная и широко распространенная политика в отношении поездок является краеугольным камнем любой хорошей программы путешествий, и я постоянно удивляюсь тому, что у многих корпораций такая устаревшая и плохо продуманная политика в отношении поездок, если таковая имеется. Найти хорошо написанную политику несложно. Его довольно легко найти в Интернете. Единственное, что осталось, — это то, что он отредактирован для отражения корпоративной культуры и распространен внутри компании, чтобы каждый мог понять и согласиться следовать. По этой причине всем желательно подписать копию политики в отношении поездок, чтобы гарантировать, что ее прочитают, поняли и сохранят все сотрудники компании. Я предлагаю всем сотрудникам компании подписать копию политики в отношении поездок, независимо от того, путешествуют они или нет. Позже они могут поменяться должностями в компании и быть вынуждены уехать. Политика в отношении поездок не должна быть длинной или сложной. Некоторые из лучших правил путешествий, которые я когда-либо видел, состояли всего из нескольких страниц.
2. Централизованные внутренние и внешние поездки
Многие компании не централизуют свою программу путешествий и расплачиваются за потерю снижения затрат и внутренней эффективности. Многие компании, которые не централизуют поездки, обеспокоены тем, что путешественники должны делать то, что они, возможно, не хотят делать, полагая, что централизация поездок потребует найма менеджера по путешествиям. Оба эти пункта могут быть законными, но в большинстве случаев это не обязательно. Требуя от путешественников централизованного бронирования, вы не обязательно лишаете их гибкости. Вы можете централизовать поездки, позволяя путешественникам бронировать их самостоятельно, в турагентстве по вашему выбору или онлайн через поставщика, с которым вы работаете и которому доверяете. Назначая руководителя путешествия, вы получаете единую точку контакта, как внутреннего, так и внешнего, по вопросам, связанным с поездками. Если ваш бизнес тратит менее 1 миллиона долларов на авиаперелеты, вам, вероятно, не нужен менеджер по поездкам на полную ставку. В таких случаях надзор за командировками можно было бы поручить финансовому отделу, кадрам и даже помощнику по управлению. Вот обзор преимуществ, которые вы можете получить от централизации поездки.
Когда вы объединяете свои поездки с помощью одного агентства, вы получаете много важных преимуществ. У вас будет одно контактное лицо в случае возникновения проблем во время поездки, а также одно лицо, к которому можно обратиться по всем вопросам, связанным с поездкой. Это устраняет проблему объединения отчета о поездке из нескольких источников. Комбинируя путешествия вместе, вы получите значительную выгоду от эффекта масштаба. Если вы можете измерить общее количество поездок между различными отделами или местами, вы можете получить больше за свои деньги от поставщиков туристических услуг. Это даст вам больше информации о программах авиакомпаний, что означает больше бесплатных билетов и повышений класса обслуживания, получите более высокую процентную скидку от выбранной нами авиакомпании и получите более выгодные договорные цены от отелей и автомобилей. Ваши затраты на выполнение заказов также снизятся, поскольку ваш турагент будет часто снижать тарифы на большее общее количество поездок.
3. Сочетание онлайн-бронирования и персонального обслуживания
Это дополнение к предыдущему пункту, который предусматривает централизованные поездки с одним турагентом. Это важно, но при этом вам не нужно требовать от путешественников использовать систему онлайн-бронирования, и вам не нужно требовать, чтобы путешественники звонили в агентство напрямую. Предлагая путешественникам возможность сделать одно из них, вы достигнете нескольких целей. Вы сократите свои затраты на выполнение заказов, поскольку онлайн-бронирование дешевле с точки зрения платы за обслуживание. Предоставляя путешественникам возможность выбора, вы даете им чувство контроля, тем самым повышая моральный дух и повышая шансы на высокий уровень усыновления. В-третьих, вы оставляете передовой опыт использования системы онлайн-бронирования открытой для менее сложных планов поездок и позволяете высшему руководству, частым путешественникам и комплексным планам бронирования напрямую обращаться к вашему турагенту, что может предложить более высокий уровень обслуживания и лучшее в целом. опыт путешествий там, где это наиболее целесообразно.
4. Загляни под каждый камень
Хотя большинство программ путешествий вращается вокруг авиационного бюджета, есть несколько других областей, которые вы можете изучить, чтобы найти возможности для экономии. Есть еще несколько очевидных моментов, на которые стоит обратить внимание, например, договорные цены на отели в ваших любимых отелях или скидки на аренду автомобилей у выбранного вами поставщика. Часто у вашего турагента уже есть скидки благодаря соглашениям с ассоциациями консорциумов и соглашениям с автомобильными агентствами. Есть также некоторые менее популярные области, которые необходимо изучить. Например, когда дело доходит до наземного транспорта, большинство провайдеров предлагают скидки и возможность прямого выставления счетов. Прямые расчеты с отелями и агентствами по аренде автомобилей — также отличный способ повысить эффективность и облегчить работу бухгалтерии.
5. Используйте жесткие и мягкие долларовые контракты
Большинство крупных авиакомпаний теперь предлагают жесткие скидки, а также долларовые скидки в обмен на лояльность компании к их продукту. Если ваша программа путешествий предусматривает расходы на авиабилеты более 1 миллиона долларов, вы можете получить скидку на самые низкие тарифы выбранного вами перевозчика в обмен на приверженность к доле на рынке. Для вторичных перевозчиков или если объем меньше минимума, требуемого авиакомпанией, вы можете принять участие в программах со скидкой на бесплатные билеты и бесплатное повышение класса обслуживания, а также повышение статуса путешественника или пропуск в клуб аэропорта. Эти программы требуют небольшого объема, но не получают широкой огласки, поэтому вам, возможно, придется искать их или попросить Baker Travel или ваше текущее агентство указать вам правильное направление.
6. Не пренебрегайте размерами отеля
Объем отеля иногда упускается из виду, но это не так. Договорные цены можно получить в туристическом агентстве или непосредственно в отеле по вашему выбору. Отдельные отели возле штаб-квартиры корпорации будут вести переговоры для вас о снижении тарифов в обмен на минимальную стоимость номера / ночи. Воспользовавшись услугами туристического агентства, вы можете получить скидки от 5% до 50% в тысячах отелей по всему миру.
7. У вас есть хотя бы один договор аренды автомобиля
Контракты на аренду автомобилей легко заключить и не требуют особых обязательств со стороны корпорации. Выберите партнера, у которого есть аэропорт и репутация отличного обслуживания клиентов. Вы можете очень легко сэкономить 5-10%, а также договориться о частом членстве в арендаторах для всех своих сотрудников. Это сделает их более эффективными и улучшит боевой дух. Вы также можете одновременно заключать соглашения о прямом выставлении счетов, которые могут значительно облегчить работу ваших путешественников и бухгалтерского персонала.
8. Обзор групповых соглашений и соглашений о встречах
Авиакомпании и отели снизят цены и тарифы, если у вас есть группы, путешествующие вместе или встречающиеся в одном месте из разных стран. Эти предложения по встрече могут принести вам 2-10% скидку на авиабилеты, и если у вас достаточно пассажиров с одной авиакомпанией, вы можете договориться о бесплатных билетах, которые будут выданы после окончания вашего контракта. Минимальное требование — обычно 10 человек, направляющихся в одно и то же место в одно и то же время. У некоторых авиакомпаний более высокие минимальные ставки, поэтому не забудьте узнать об этом перед заключением контракта. Отели также снизят свои цены при минимальном пребывании 10 ночей. Эти скидки могут варьироваться от 10% до гораздо более высоких, в зависимости от заполняемости и сезонных колебаний.
9. Используйте отчеты, чтобы постоянно улучшать свои показатели
Хорошо управляемые программы командировок требуют постоянного мониторинга и финансового контроля для правильного использования. Требуйте актуальных и настраиваемых отчетов, которые могут быть разработаны так, чтобы предоставить вам наиболее необходимую информацию. Получая регулярные отчеты о поведении путешественников и исполнении контрактов с поставщиками, вы сможете лучше выполнять свои договорные обязательства, достичь своих целей по сокращению затрат и увидеть, где могут возникнуть возможности экономии в будущем.
10. Используйте все возможности для повышения комфорта и эффективности путешественников
Наконец, любая хорошо организованная программа путешествий будет учитывать удобство и продуктивность путешественников. Когда путешественники чувствуют себя комфортно, они могут сосредоточиться на своих главных приоритетах, чтобы помочь вам в развитии вашего бизнеса. Если путешественники довольны, они переходят на следующий уровень. Спросите, может ли ваш турагент повысить ваш статус путешественника с авиакомпанией, которую вы предпочитаете. Взгляните на покупку блоков пропусков в клуб в аэропорту, чтобы вы могли стратегически использовать их на длинных и сложных маршрутах. Есть много способов вознаградить путешественников за трудные и зачастую утомительные обязанности. Такие награды вызывают чувство лояльности и повышают производительность и эффективность.

Если вы хотите узнать больше о том, как ваша компания может более эффективно использовать свою программу путешествий, чтобы повысить чистую прибыль и управленческое удовлетворение, свяжитесь со мной. Я рад, что могу указать правильное направление.