5 основных финансовых отчетов, которые вы должны запросить в своей компании

Клиенты-владельцы бизнеса часто задают мне вопрос: «Какие отчеты я должен запрашивать, чтобы держать руку на пульсе моего бизнеса».

Теперь это немного отличается от компании к компании. Например, если вы управляете розничным магазином, вы автоматически получаете доступ к ежедневным данным как часть обычного процесса. Однако большинству компаний следует запрашивать еженедельные, ежемесячные и квартальные отчеты.

ПОЧЕМУ НУЖНО ЧИТАТЬ ОТЧЕТЫ!

Прежде чем я подробно рассмотрю отчеты, я знаю, что многие люди не любят смотреть на цифры в своем бизнесе. Обычно это потому, что они не знают, что ищут. Поэтому обычно их бухгалтер или бухгалтер (или администратор!) Дает им ежемесячный отчет, они смотрят на него, затаив дыхание, а затем либо вздыхают с облегчением, если он показывает прибыль, либо гримасничают и ругаются, когда он показывает убыток. Но обычно к тому времени, когда они получают этот отчет, уже слишком поздно. Финансовое здоровье вашего бизнеса должно быть на первом плане каждый день, а не то, на что вы смотрите один или два раза в год, когда у вас заканчиваются деньги.

ЧАСТОТА ОТЧЕТОВ

Первое, что нужно решить, — это как часто вы хотите, чтобы ваши отчеты появлялись. Я предлагаю хотя бы раз в месяц, если не раз в неделю. Иногда это может зависеть от того, есть ли у вас постоянный сотрудник или они приходят только раз в месяц.

ГЛАВНЫЙ СОВЕТ: КОНЕЦ ГОДА КАЖДОГО МЕСЯЦА

Чтобы помочь вам знать, что происходит в вашем бизнесе, одним из первых шагов, которые нужно внедрить в свой бизнес, является культура окончания года. Под этим я подразумеваю … вы хотите убедиться, что все доходы и расходы регистрируются в соответствии с месяцем их возникновения. Если вы настаиваете на такой культуре, вы начнете получать точные данные. Так что думайте о конце года каждого месяца и закрывайте все финансовые данные за каждый месяц. Таким образом, вы будете знать, что ваши отчеты полностью отражают состояние вашего бизнеса, и получите точные отчеты о прибылях и убытках, которые помогут вам определить тенденции движения денежных средств.

Что касается отчетности, если вашими отчетами занимается человек, занятый полный рабочий день, вам следует еженедельно встречаться с ним для просмотра ваших отчетов. Чтобы упростить вам этот процесс, см. Книгу «Основные шаблоны финансового менеджмента», которую можно приобрести на нашем веб-сайте. Эта рабочая тетрадь содержит стандартный финансовый план встречи, который поможет вам сделать вашу встречу эффективной и результативной.

Когда вы встречаетесь с лицом, ведущим вашу учетную запись, вы хотите убедиться, что у вас есть все отчеты заранее — до встречи, — чтобы у вас было время их просмотреть и выделить любые несоответствия, которые вы затем сможете разрешить во время встречи.

ВАШ ПАКЕТ ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫХ ОТЧЕТОВ

Итак, какую информацию вам нужно знать, идет ли ваш бизнес хорошо или нет? Что ж, ваш пакет еженедельных отчетов должен состоять из следующих пяти отчетов (кстати, образец каждого из этих отчетов также включен в рабочую тетрадь, о которой я упоминал ранее):

1) Прибыль и убыток — должны предоставляться еженедельно (если вы встречаетесь еженедельно), а также ежемесячный и годовой отчет. Итого всего три отчета!

2) Оттуда вы можете запросить копию своих старых обязательств. В этом отчете перечислены все, кому вы должны деньги, и указано, когда они причитаются или опаздывают. Если есть какие-либо суммы, превышающие сроки и условия ваших поставщиков, вы хотите знать, почему. Если это связано с денежным потоком, см. Отчет об анализе денежных потоков, чтобы узнать, когда они будут выплачены. Для того, чтобы поддерживать хорошие отношения с поставщиком, вам необходимо сообщить ему об этом.

3) Еще один важный отчет — это ваша просроченная дебиторская задолженность. Здесь вы можете четко увидеть, кто должен вам деньги, и должны ли они вам какие-либо непогашенные суммы. Это позволяет вам отслеживать свою коллекцию задолго до того, как она станет просроченной. В рамках вашей системы финансового управления у вас должна быть стандартизованная система мониторинга. Например, если клиент превысил свои торговые условия на 7 дней, что происходит, быстро ли вы звоните, чтобы узнать, получил ли он счет-фактуру. Если 14 дней — что будет — и так далее.

Если вы обратитесь к книге «Базовые шаблоны управления финансами», о которой я упоминал ранее, там также есть список писем-запросов, которые помогут вам, когда вам нужно серьезно подойти к сбору денег. Но опять же, просроченная дебиторская задолженность важна, потому что вам нужно знать, когда ваши деньги поступают, чтобы вы могли платить поставщикам и сотрудникам их заработную плату, не прибегая к собственным личным денежным резервам.

4) Это подводит меня к следующему отчету — анализу денежных потоков. Этот отчет должен быть составлен вашим бухгалтером, и в нем должно быть указано, когда деньги поступают, а когда уходят. Затем вы можете проверить, есть ли какие-либо пробелы, чтобы заранее спланировать их устранение. Бывают случаи, когда вам нужно перевести деньги с другого счета или вы ищете просроченные платежи. Чего вы не хотите, так это того, чтобы при переводе денег обнаруживать, что на вашем счету ничего нет!

Вы не поверите, но зачастую это самый малоиспользуемый финансовый отчет — и все же самый важный. Вы не поверите, сколько бухгалтеров или бухгалтеров их не делают. Дело не в том, что это сложно сделать, а в том, что это рабочий документ, а значит, его нужно регулярно обновлять. Но придерживайтесь этого, даже если люди в ваших учетных записях попытаются из-за этого мини-бунт, поскольку это спасение для вашего бизнеса.

Базовые шаблоны финансового управления, о которых я упоминал ранее, которые вы можете найти на нашем веб-сайте, содержат фантастический отчет об анализе денежных потоков, который сэкономит вам и вашей команде много времени.

5) Еще один важный отчет, который вы должны иметь, — это выверка банковских счетов. Если ваш бухгалтер работает полный рабочий день, он может делать это еженедельно, используя онлайн-отчеты вашего банка. Если это ежемесячно, им придется дождаться выписки по счету, прежде чем они смогут завершить. Однако имейте это в виду — этот отчет показывает, что был соблюден необходимый процесс, чтобы гарантировать, что конец месяца закрыт, и что ваша банковская наличность и любые другие платежи или квитанции будут урегулированы. Как правило, выверка банковского счета выполняется для обеспечения того, чтобы суммы, поступающие и снимаемые с вашего банковского счета, точно отражались в программном пакете бухгалтерского учета.

РАБОТА С БУХГАЛТЕРОМ

Я бы также предложил, чтобы финансовый контролер автоматически отправлял копию ежемесячных отчетов бухгалтеру. Таким образом, ваш бухгалтер может видеть, куда вы идете месяц за месяцем. В зависимости от размера вашего бизнеса вы можете запланировать регулярные встречи с бухгалтером — ежемесячно или ежеквартально — для обсуждения этих отчетов и финансовых планов на предстоящий месяц.

Регулярно получая эти отчеты, вы обнаружите, что становитесь более влиятельными в своем бизнесе и что ваш палец никогда не бывает далеким от сердцебиения!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

20 − 8 =

Top.Mail.Ru