Управление документами может помочь в соблюдении нормативных требований в вашем похоронном бюро

Ажиотаж в сфере документооборота в похоронной индустрии продолжает расти. Но знаете ли вы, что такое документооборот? Системы управления документами позволяют сканировать бумажные документы или распечатывать электронные документы непосредственно в онлайн-файловую систему и добавлять значения индекса (теги) к документам, чтобы их можно было легко найти, выполнив поиск по имени человека, дате доставки или другому индивидуальному индексу. ценить. Управление документами может иметь значение для вашего похоронного бюро, сэкономив ваше время и деньги, а также повысив соблюдение нормативных требований.

В то время как все предприятия обязаны хранить определенные документы, в похоронных бюро (особенно с кладбищами) есть подробные и подробные инструкции по ведению записей. Например, в Кентукки и Алабаме действуют следующие правила хранения данных:

Срок хранения документации

Кентукки, Алабама

Карты продления лицензии — постоянно активны в течение 15 лет

Жалобы и отчеты о расследованиях Постоянно 15 лет

Заявки на получение лицензии 50 лет

Отчет о профессиональном обучении 3 года 3 года

Экзаменационные листы 2 года 3 года

Протоколы заседаний Правления Постоянно Постоянно

Ежеквартальные лицензионные бюллетени на постоянной основе

И это только начало. Все компании обязаны хранить определенные кадровые и финансовые записи в течение определенного количества лет, в зависимости от штата. В следующем списке приведены общие рекомендации по срокам хранения различных типов записей:

· Акционерные соглашения, положения, протоколы и другие документы, касающиеся корпоративного управления: Эти документы должны храниться постоянно. В идеале копии также должны быть на руках у вашего поверенного.

· Основные договоры, договоры аренды и другие договоры, включая страховые полисы: Эти документы должны храниться не менее 10 лет после истечения срока их действия. Владельцы похоронных бюро также должны постоянно сохранять свои страховые полисы, поскольку претензии иногда могут возникать в результате действий, имевших место много лет назад. (Это особенно верно в отношении заявлений об охране окружающей среды.) Сохраните копию своего полиса, чтобы определить потенциал покрытия.

· Налоговые декларации, финансовые отчеты и сопутствующие документы: Эти документы должны храниться постоянно.

· Платежная ведомость: Также храните эти документы постоянно.

· Финансовые и бухгалтерские записи, включая журналы, бухгалтерские книги и графики амортизации: Как правило, они должны храниться 10 лет после создания. Однако в случае активов, которые могут быть долгосрочными или проданными в более поздний срок, для определения налоговой базы потребуются счета-фактуры или другие документы с указанием их стоимости. Такие документы следует хранить бессрочно.

· Документация по персоналу: Записи о сотрудниках, включая заявления, формы I-9 и результаты служебной аттестации, должны храниться не менее семи лет после увольнения. В случае обвинения в дискриминации все документы должны храниться в течение четырех лет с даты урегулирования жалобы, если прошло более семи лет после увольнения. Для тех соискателей, которые не были приняты на работу, заявки, резюме и ответы должны храниться в течение одного года после завершения.

· Выписки из банковского счета и аннулированные чеки: Обычно их можно выбросить через семь лет. Однако, если аннулированные чеки могут потребоваться для определения налоговой базы или для документирования других значительных операций, копии должны храниться на неопределенный срок, предпочтительно вместе с другими документами, связанными с операцией.

Правила и положения похоронного бюро (и других предприятий)

Помимо правил хранения документов, существуют другие законы и постановления, которые могут повлиять на ваше похоронное бюро и способ хранения документов.

Закон Грэмма-Лича Блайли

Если ваше похоронное бюро регулярно заключает с семьями договоры о розничной рассрочке, вы подпадаете под действие Закона Грэмма-Лича Блайли (GLB) как финансовое учреждение. (Если большинство потребителей платят чеком, кредитной картой, назначением страховки или платежом от собственности, ваше похоронное бюро не будет считаться финансовым учреждением только потому, что оно позволяет потребителям время от времени производить оплату.) ты должен:

• Нанять или назначить менеджера по хранению записей для наблюдения за удалением записей, содержащих непубличную личную информацию.

• Храните конфиденциальные данные таким образом, чтобы только уполномоченные сотрудники имели к ним доступ.

• Уничтожить или переработать информацию о клиентах, записанную на бумаге.

• Удалите все данные при утилизации компьютеров, дискет, магнитных лент, жестких дисков или других электронных носителей, содержащих информацию о клиенте.

• Эффективно уничтожайте оборудование

• Своевременно удаляйте устаревшую информацию о клиентах.

Красные флаги FTC

Правило красного флага — это правило борьбы с мошенничеством, которое требует от «кредиторов» и «финансовых учреждений» с защищенными учетными записями внедрять программы для выявления, обнаружения и реагирования на красные флажки или «красные флажки», которые могут указывать на кражу личных данных.

Чтобы еще больше предотвратить вероятность кражи личных данных в вашем похоронном бюро, вам следует предпринять следующие шаги для защиты идентифицирующей информации вашего клиента:

• Полное и безопасное уничтожение бумажных документов и компьютерных файлов, содержащих информацию о клиентах.

• Защитите офисные компьютеры паролем и убедитесь, что экраны заблокированы по прошествии определенного периода времени.

• Держите офисы подальше от документов, содержащих идентификационную информацию о клиентах.

• Запрашивать и поддерживать только ту информацию о клиентах, которая необходима для нужд похоронного бюро.

Управление по охране труда: право знать закон

Право знать, официально известное как Стандарт информирования об опасностях 29 CFR 1910.1200 Управления по охране труда (OSHA), предназначено для обеспечения выявления и оценки химических опасностей на рабочем месте, а также передачи информации об этих опасностях как работодателям, так и работодателям. сотрудники. Эта передача информации должна осуществляться с помощью комплексной программы информирования об опасностях, которая включает маркировку контейнеров и другие формы предупреждений, в том числе паспорта безопасности материалов (MSDS) и обучение рабочих. Согласно OSHA, паспорта безопасности должны быть легко доступны для рабочих, которые находятся на своих рабочих местах во время смены.

Как управление документами может помочь

Закон о унифицированных электронных транзакциях (UETA), принятый Национальной конференцией уполномоченных по вопросам единого государственного законодательства (NCCUSL) в 1999 году, гарантирует, что электронные транзакции имеют такую ​​же исковую силу, как и их бумажные копии. UETA заявляет, что: «контракт не может быть лишен юридической силы или исковой силы только потому, что для его заключения использовалась электронная запись». Закон предусматривает, что любой закон, требующий физической записи, будет соответствовать электронной записи, а любое требование подписи может быть выполнено с помощью электронной подписи.

Перевод: в США электронный документ считается таким же, как исходный документ. Это позволяет владельцам бизнеса измельчать соответствующие бумажные файлы после того, как они были отсканированы в электронный формат или в систему управления документами. И помогает владельцам бизнеса пользоваться системами управления документами.

Постоянное хранение документации.

С помощью системы управления документами ваши файлы похоронного бюро могут постоянно храниться в Интернете. После того, как документ был отсканирован в систему, только владелец картотеки может удалить его. Это поможет вам соблюдать правила хранения документации штата. В соответствии с правилами OSHA ваши сотрудники могут сканировать MSDS в вашу систему управления документами для немедленного восстановления с любого компьютера, подключенного к Интернету. Сканируя все документы, попадающие в офис, вы защищаете столы от личной информации, что является основным сдерживающим фактором кражи личных данных.

Доступ защищен паролем.

Система документооборота намного безопаснее стандартной картотеки. Вашим сотрудникам потребуются идентификаторы пользователей и пароли для доступа к системе, а разрешения можно настроить так, чтобы пользователи могли только просматривать документы, связанные с их работой. Эта функция большинства систем управления документами поможет вам соблюдать закон GLB и правило красного флага.

Контрольные следы.

Как только пользователь попадает в систему управления документами, контрольный журнал отслеживает, какие документы он отсканировал, просмотрел, отредактировал и даже удалил. Это дает вам возможность видеть, на что смотрят ваши сотрудники, а также где и когда. Это добавляет еще один уровень безопасности к вашим документам и снова помогает в соблюдении нормативных требований.

Доступ из любого места.

Непредвиденное преимущество: в случае аудита — запланированного или незапланированного — пользователи системы управления документами могут предоставить аудиторам безопасный доступ ко всем документам, хранящимся в системе, устраняя необходимость в аудиторах на месте и значительно ускоряя процесс аудита.

Избавившись от бумаги в похоронном бюро, вы также сможете улучшить соблюдение требований, исключить файлы и картотеки, а также создать центральное хранилище для всех своих записей. Таким образом, вы сэкономите время и деньги и улучшите условия работы своих сотрудников и клиентов. Вопрос только в том, когда я могу начать сканирование?

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

шестнадцать − четыре =