Организация конференции может оказаться сложной задачей, требующей много времени. Будь то небольшое однодневное мероприятие для 20 делегатов или большое трехдневное мероприятие в Earls Court, общий процесс и общие проблемы одинаковы.

Итак, каковы этапы планирования конференции?

1. Бронирование места
2. Отправка приглашений целевому списку потенциальных делегатов
3. Организация и бронирование всех ресурсов, таких как кейтеринг, печать рекламных материалов, рекламные материалы, A&V и т. Д.
4. Работа с докладчиками и приглашенными докладчиками
5. Принятие регистрации
6. Прием платежей
7. Отправить делегатам электронные письма с напоминаниями
8. Печать бейджей
9. Организационный персонал на день
10. Постоянно управляйте своим бюджетом

Это чрезвычайно простой и упрощенный список, который указывает, что менеджеры событий общего контрольного списка должны учитывать. Этот процесс может начаться за 6 месяцев до мероприятия или даже на 12-18 месяцев раньше для действительно крупных национальных мероприятий. Управление всеми этими шагами может быть чрезвычайно сложным, и организаторы мероприятий могут очень легко совершать серьезные ошибки.

Чтобы избежать дорогостоящих ошибок и обеспечить бесперебойную работу конференций, многие специалисты по организации мероприятий хотят использовать программное обеспечение для управления мероприятиями. Эти решения имеют инструменты и возможности для управления и отслеживания действий на протяжении всего процесса планирования мероприятий и конференций, а также последующих действий (таких как опросы после мероприятий и создание отчетов для интеллектуального анализа).

Следуя описанным выше шагам при планировании мероприятия, программное обеспечение для мероприятий может помочь:

1. Бронирование места

Контроль над менеджером событий имеет решающее значение; Будь то конференц-зал в вашем собственном офисе или большая площадка на открытом воздухе, программное обеспечение для мероприятий может помочь, гарантируя, что вам выделят и заплатят. Для более сложных конференций, требующих нескольких залов в течение нескольких дней, решения для мероприятий включают комплексный программный инструмент для планирования, создания ресурсов и планирования рассадки. Настраиваемый и полностью настраиваемый функциональный лист и функции нескольких календарей, которые позволяют управлять ресурсами и пространством из одного центрального и гибкого приложения. Это помогает упростить обычно сложный процесс бронирования и управления недвижимостью.

2. Рассылка приглашений целевому списку потенциальных клиентов.

Менеджер мероприятий может знать точное количество и имена делегатов, на которых он нацелен, или в некоторых случаях его могут попросить пригласить конкретную демографическую группу (на основе отношений, положения, местоположения и т. Д.). Управлять отбором делегатов для приглашения легко с помощью программного обеспечения для управления мероприятиями, поскольку оно может быть интегрировано с их пакетом CRM. Это означает, что все записи и сведения о компании легко доступны, а записи обновляются автоматически, чтобы другие люди, просматривающие эту запись, знали, что контакт был приглашен, что они подписались и заплатили.

Программное обеспечение для обработки событий также включает расширенные инструменты электронного маркетинга. Менеджеры мероприятий могут легко создавать и фильтровать выбранных делегатов из своей CRM и помещать их в настраиваемое электронное письмо в формате HTML, которое вы можете отправить. С программной платформы для управления событиями менеджеры мероприятий смогут отслеживать открытия, клики и другую активность аудитории.

3. Управление ресурсами

Программное обеспечение событий будет поставляться с модулем управления ресурсами, где менеджеры событий могут отслеживать и контролировать все ресурсы, необходимые для управления событием. Сторонние поставщики могут получить доступ к этому модулю, чтобы они могли следить за собой, а не напрямую связываться с менеджером событий. Например, поставщики общественного питания могут получить доступ, чтобы они могли легко просматривать текущую обновленную информацию о количестве делегатов и любых особых диетических требованиях. Предоставление им прямого доступа к этому модулю в программном обеспечении мероприятий означает, что менеджеры мероприятий могут обрабатывать на одного человека меньше и на один телефонный звонок меньше! Ошибки также уменьшаются, поскольку уровень связи был удален.

Модули ресурсов также содержат множество мощных календарей, позволяющих менеджерам конференций управлять несколькими ресурсами в этих разных календарях; все это доступно из одного центрального места, так что все обновления / исправления / дополнения регистрируются в реальном времени. На основе информации, собранной с помощью этого ресурсного модуля, менеджеры событий могут создавать индивидуальные отчеты с подробной информацией, такой как количество доступных каналов, количество брошюр и т. Д. Менеджерам событий больше не придется манипулировать несколькими электронными таблицами в нескольких календарях с меньшим количеством ошибок.

4. Работа с докладчиками и приглашенными докладчиками.

Программное обеспечение для мероприятий также может управлять этим процессом. Вы можете автоматически планировать рассылку электронных писем, чтобы напоминать приглашенным докладчикам о мероприятии и запрашивать определенную информацию, например биографию для маркетинговых материалов и слайды презентации для делегатов. Выступающие также могут получить прямой доступ к модулю управления ресурсами, где они могут управлять своим профилем и обновлять его, а также загружать материалы и другие элементы. Опять же, это исключает участие менеджера мероприятий, освобождая его для работы над более стратегическими задачами.

5. Принятие регистрации

Удобный способ регистрации — онлайн. Это подходит как делегатам, так и организаторам мероприятий. Это быстрый и эффективный метод, который все чаще становится стандартным методом регистрации событий. Но есть хорошие и плохие способы зарегистрироваться онлайн. В идеале организаторам мероприятий следует направлять потенциальных делегатов на их собственный веб-сайт, на котором размещена специальная страница брендинга компании и мероприятия. Регистрация на вашем собственном веб-сайте играет важную роль в повышении показателей регистрации поверенных — делегаты будут более доверчивыми и, вероятно, подпишутся, если они находятся на том же сайте, в то время как перемещение их на внешний сайт может вызвать проблемы с доверием. Также важно иметь возможность изменять информацию, запрашиваемую при регистрации. Для некоторых мероприятий потребуется только ваше имя, номер телефона и адрес электронной почты, а для других может потребоваться более подробная информация. Программное обеспечение для мероприятий легко справится с этими изменениями.

6. Прием платежей

Легкий, простой и эффективный процесс регистрации и оплаты чрезвычайно важен, если организаторы мероприятия стремятся обеспечить высокий уровень присутствия делегатов. Программное обеспечение для обработки событий позволяет организаторам мероприятий производить онлайн-платежи через безопасный веб-портал, предоставляя делегатам простой и проверенный способ оплаты. Поскольку программное обеспечение для управления событиями может быть интегрировано с внутренним финансовым приложением, платежи можно легко принимать, обновлять записи и автоматически отправлять счета без вмешательства менеджера мероприятий или персонала по выставлению счетов. Если оплата не производится онлайн, программное обеспечение мероприятия может автоматически отправлять счета делегату. Чтобы обеспечить еще более плавную платежную транзакцию, решения для транзакционных событий будут включать соединители для бесшовной интеграции в вашу внутреннюю финансовую систему.

7. Отправка напоминаний делегатам

Инструмент электронного маркетинга, включенный в программное обеспечение мероприятия, может создавать электронные письма, которые можно запланировать для автоматической отправки всем делегатам. Это могут быть электронные письма с напоминаниями или электронные письма с обновлениями или исправлениями событий. Вы можете создать их заранее, а затем забыть, потому что все остальное сделает программа событий.

8. Печать бейджей.

Создание идентификатора делегата — это небольшая часть организации конференции, но это может занять очень много времени для организаторов мероприятий и может вызвать серьезные проблемы в день конференции, если будут допущены какие-либо ошибки. Пакеты программного обеспечения для мероприятий будут поставляться с простыми в использовании и эффективными инструментами для производства значков. Будет не только проще создавать собственные значки, но и раздел имен делегатов будет создаваться автоматически, поскольку программное обеспечение событий будет интегрировано в CRM, поэтому оно точно знает, какие имена и детали нужно напечатать.

9. Организуйте свой рабочий день.

Эффективный модуль управления ресурсами позволяет точно управлять всеми сотрудниками — менеджеры мероприятий смогут легко делегировать действия отдельным людям и регистрировать их в этом модуле ресурсов. Сотрудники могут получить доступ к этому модулю в любое время и из любого места (через Интернет), поэтому они всегда будут знать о своих обязанностях и о том, где им следует находиться.

10. Постоянно управляйте своим бюджетом.

Программа для мероприятий — отличный инструмент для управления финансами и бюджетом. Все расходы можно взять на себя за счет интеграции с финансовой системой. Затем их можно легко отслеживать и контролировать с помощью предупреждений, чтобы предупредить диспетчера событий о любых проблемах или быстром росте затрат. Отчеты могут быть созданы мгновенно, одним нажатием кнопки — полезно для встреч, обновляющих события, и когда менеджерам событий необходимо собрать статистику для высшего руководства.

Итак, мы видим, как программное обеспечение для мероприятий может революционизировать этапы планирования конференций. Без программного обеспечения для управления событиями многие из этих задач создавались бы, отслеживались и систематизировались вручную с использованием огромных таблиц. Вероятность ошибок и ошибок высока, и весь процесс будет трудоемким, напряженным и неэффективным для менеджера конференции и людей, участвующих в мероприятии.