Как предотвратить мошенничество в сфере малого бизнеса?

Большинство владельцев малого бизнеса даже не задумываются о том, что их сотрудники могут грабить их, пока не станет слишком поздно.

Согласно национальному отчету Ассоциации сертифицированных исследователей мошенничества (ACFE), средняя афера в малом бизнесе длится 24 месяца и стоит 200 000 долларов, чтобы ее раскрыть.

Трое бывших сотрудников PBS & J, инженерной фирмы из Майами, признали себя виновными в федеральном суде в хищении 36 миллионов долларов в рамках программы, которая действовала более 12 лет. (Согласно сообщению Miami Herald от 29 сентября 2006 г.)

Средний американский бизнес теряет 7% доходов (продаж) из-за мошенничества — больше, чем совокупная прибыль многих малых предприятий. Существует пять основных причин, по которым мошенничество в малом бизнесе увеличивается.

1. Доверие. Владельцы малого бизнеса стремятся быть ближе к своим сотрудникам, знают их как лично, так и с точки зрения бизнеса. Чтобы сотрудник вас ограбил, вам нужно доверять ему. Сотрудники больше доверяют малому бизнесу.

. Низкая рабочая сила. Многие владельцы бизнеса с небольшим количеством сотрудников считают, что проверка невозможна. Это неправда. Некоторые элементы управления могут быть реализованы даже при небольшом количестве сотрудников. Даже небольшое количество проверок может снизить вероятность мошенничества. Например, в отчете ACFE указывается, что компании с политикой ротации должностей / обязательного отпуска имели на 61% меньше потерь от мошенничества.

3. Нет делегирования. Владельцы малого бизнеса обычно хотят контролировать ситуацию. В результате рабочие нанимаются, получают работу, но владелец оставляет при себе важные части работы. В итоге вроде проверки есть. К сожалению, хозяин перегружал себя слишком большим количеством задач; и в результате делают это плохо. Например, подписание чеков без тщательного оформления документов.

4. Частичное совпадение и нечеткость должностных обязанностей. В малом бизнесе часто кажется, что каждый за все отвечает. Если есть работа, которую нужно сделать, ожидается, что все будут ее выполнять. К сожалению, это дает нечестному человеку возможность преодолеть контроль, имея возможность работать более чем в одной части компании.

5. Контроль не является приоритетом. Наконец, для большинства владельцев малого бизнеса контроль не является приоритетом. Существует повсеместная позиция «со мной этого не может случиться». К сожалению, это может случиться с вами! Тратить немного денег сейчас на установку ряда превентивных мер контроля следует рассматривать как вложение (в отличие от страхового полиса), а не как расходы. Как и в случае со страховкой, вы надеетесь, что они вам не понадобятся, но в этом случае вам могут пригодиться чеки.

Бывший сотрудник Home Depot признал себя виновным в федеральном суде Нью-Йорка в получении миллионов долларов от продавцов, чтобы гарантировать, что их продукты доступны в компании. Он поделился взятками на сумму более 2,5 миллиона долларов с другими сотрудниками компании в рамках программы, которая длилась три года. (Согласно сообщению Reuters от 30 июня 2008 г.)

Профилактика

1. Признайтесь, что с вами такое может случиться. Мошенничество с бизнесом — обычное дело, и большинство владельцев бизнеса не осознают этого, пока не становится слишком поздно.

2. Определите типичные показатели мошенничества. Есть много признаков обмана. Владельцы бизнеса должны знать об этих красных флажках и остерегаться их. Они не всегда означают мошенничество, но они означают, что может потребоваться усиленный мониторинг.

3. Пересмотреть и усилить внутренний контроль и принять другие меры по борьбе с мошенничеством. Существует ряд мер, которые доказали свою эффективность в снижении вероятности мошенничества и обеспечении сдерживания. Владелец бизнеса должен быть знаком с наиболее распространенными средствами контроля и другими мерами для своего конкретного типа бизнеса.

4. Как владелец бизнеса, возьмите на себя личную ответственность за постоянный мониторинг. В малом бизнесе ответственность за действия и мониторинг мошенничества должен взять на себя сам владелец. Поручить сотруднику выполнить эту важную задачу может быть большой ошибкой, если этот сотрудник окажется мошенником. Отчет ACFE также показывает, что чем выше человек находится в организации и чем дольше он там проработал (другими словами, чем больше у него доверия), тем более мошенническим он оказывается до того, как его поймают.

63-летний мужчина, работающий директором по финансовым услугам в некоммерческой организации, признал себя виновным в федеральном суде в пожертвовании чеков на сумму более 400 000 долларов, подлежащих выплате некоммерческой организации, на поддельный банковский счет. (Согласно отчету Вашингтон Пост 24 сентября 2008 г.)

Где получить помощь

внутренняя проверка. Если вы ведете более крупный бизнес, внутренний аудит должен быть вашей первой линией защиты. Закон Сарбейнса-Оксли требует, чтобы ГП составляли отчет о внутреннем аудите непосредственно комитету совета директоров. Но даже если вы не публичная компания, внутренний аудит должен подчиняться непосредственно руководству. Отделом с наиболее мошеннической деятельностью является бухгалтерский учет, поэтому, как правило, не имеет смысла проводить внутренний аудит в рамках ваших бухгалтерских или финансовых функций.

Поверенный компании. Важно активно привлекать юрисконсульта компании к любым программам по борьбе с мошенничеством или расследованию предполагаемого мошенничества. Если вы крупная компания, это должен быть ваш корпоративный консультант. Если это небольшая компания, вам понадобится надежный сторонний юрист, имеющий опыт в этой области, который будет руководить вашей профилактической и ответной деятельностью.

Внешняя цена за конверсию. Многие CPA прошли обучение и имеют опыт в изучении средств контроля и рекомендации улучшений. Это может быть отдельная задача или она будет выполняться в рамках аудита. Помните, что средства контроля бухгалтерского учета сосредоточены только на системе бухгалтерского учета. В других областях необходимы дополнительные виды контроля, чтобы эффективно снизить вероятность мошенничества. Важно понимать, что бухгалтерский аудит не предназначен для выявления всех случаев мошенничества и маловероятен.

Сертифицированный эксперт по расследованию мошенничества (CFE). CFE прошли специальную подготовку и имеют опыт в области предотвращения и расследования мошенничества. У них также может быть дополнительный опыт работы в области бухгалтерского учета, правоохранительных органов или в других областях.

Если вы подозреваете мошенничество

Когда владелец (или менеджер) бизнеса подозревает, что сотрудник грабит компанию; самая частая реакция — эмоциональная. Вы, вероятно, захотите вызвать их в свой офис, противостоять им и уволить его. В большинстве случаев такая реакция вызовет только дополнительную головную боль и возможные финансовые потери.

В целом, лучше держать свои подозрения при себе, пока вы не обратитесь к квалифицированному профессиональному юрисконсульту. Есть много возможных моментов, которые следует учитывать, прежде чем принимать решение о дальнейших действиях.

Даже если сотрудник ограбил вас (а мы, как правило, еще не знаем наверняка), правовая система дает ему множество прав. Немедленно обратитесь за профессиональной помощью, чтобы не подвергать себя потенциальной ответственности.

Пролог

Управляющий складом в больнице в Спокане, штат Вашингтон, признал себя виновным в федеральном суде за сбор более 600 000 долларов на свой счет PayPal путем продажи украденных больничных принадлежностей на eBay. Афера длилась более трех лет. (Согласно отчету Сиэтл Таймс 21 декабря 2006 г.)

Если вы владелец бизнеса, самое время действовать сейчас, а не после того, как вы понесли большие убытки. Вернитесь к четырем шагам, описанным в разделе «Профилактика» этой статьи, и начните их реализовывать.

Не знаете, как это сделать? Правильная профессиональная помощь может оказаться разумным вложением средств.

Наконец, помните, что, хотя в некоторых случаях средства контроля могут сдерживать мошенников; они не могут остановить решительного вора. Надежная и непрерывная программа мониторинга имеет решающее значение для раннего обнаружения мошенничества, прежде чем оно станет серьезной потерей.

Удачи в вашем бизнесе и борьбе с мошенничеством!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

пять × 1 =